Buse Savaş
23 Temmuz 2025
Giriş
Salesforce çok güçlü bir CRM platformudur. Aynı zamanda işleri ve süreçlerini otomatikleştirmek için oldukça kapsamlı araçlar sağlar. Bu yazıda bu araçlardan biri olan Approval Process nasıl tasarlanır, hangi adımlar izlenir anlatmaya çalışacağım.
Approval Process Nedir?
Approval Process onay süreci demektir. Salesforce'ta bir kaydın (record) içindeki bir takım işlerin, işlemlerin, bazı kurallara göre otomatik veya manuel olarak bir veya birden fazla kullanıcı tarafından onaylanması için sunulmasını sağlar. Mesela bir satış temsilcisinin oluşturduğu teklifin, yöneticisi tarafından onaylanmadan müşteriye gönderilmesi gibi sıkıntılar için sıklıkla kullanılır. Böylece bu sıkıntıların önüne geçilebilir, şirket içindeki denetim ve kontrolü dijitale geçirerek hataları olabildiğince azaltır ayrıca zaman olarak çok daha verimli ve çok daha kısa sürede işler halledilebilir. Kullanılmasının en büyük sebebi ise bazı işlemlerin tek kişinin onayıyla gerçekleştirilemeyecek kadar önemli olmasıdır
Şimdi Salesforce Approval Process' in temel özelliklerinden ve nasıl tasarlanacağından bahsedelim.
- Süreç başlamadan önce sürecin başlatılacağı nesnenin seçimi yapılır, Approval Process belirli bir object üzerinde çalışır. Bu bir Standard Object veya Custom Object olabilir. Standard Object Salesforce'un kurulumla birlikte hazır olarak sunduğu nesnelerdir. Örneğin Account (Hesap), Cont ama çoğuna alan eklenebilir, düzen yapısı değiştirilebilir. Custom Object ihtiyaca göre özel olarak oluşturulan nesnelerdir. Custom Object’ler __c uzantısı alır ve bu sayede standart nesnelerden ayırt edilir. Bu aşamada sürecin hangi nesne üzerinde tanımlanacağı seçilir.
- İlk olarak Entry Criteria yani Giriş Kriterleri, onay sürecinin hangi kayıtlar için başlatılacağını belirleyen şartlardır. Mesela Amount > 100000 koşuluyla sadece bu değerden yüksek fiyatlı olanlar bu sürece girebilir diye filtreleriz.
- Approval Steps yani Onay Adımları, bu süre boyunca kullanıcıların onay vereceği sırayı belirler. Adım sayısı 1 olabilir ancak isteğe göre 5-6 kullanıcıya kadar tanımlanabilir.
- Assigned Approvers yani Atanmış Onaylayıcılar, adım adım onaylayıcının kim olacağını tanımlar. Bu da kullanıcı, kullanıcı grubu ya da bir kişi olabilir.
- Actions yani İşlemler kısmı her adımda ya da sürecin tamamının sonunda yapılacak işlemlerdir. Bu işlemleri e-posta gönderimi, alan güncellemesi, görev oluşturmak, kayıt silimi ya da kilitlenmesi gibi örnekleyebiliriz. Salesforce' da dört farklı action türü sağlar.
- İlk olarak Initial Submission Actions, ilk gönderim işlemleri. Bu işlemler kullanıcı bir kaydı onaya gönderdiği ilk anda çalışır. Hiç kimse bu sürece dahil olmadan kayıt onaya girince tetiklenir. Initial Submission Actions ile e-posta bildirimi gönderilebilir, kayıt üzerinde bir alan güncellemesi yapılabilir, otomatik bir görev oluşturma, kayıt üzerinde kilit işlemi başlatma yapılabilir. Örnek olarak bir satış temsilcisi 100.000 TL'lik bir teklif kaydını onaya gönderdiğinde sistem "Teklifiniz yöneticinize iletilmiştir." mesajı içeren bir e-posta gönderir ve teklifin durumunu "Beklemede" olarak günceller.
- İkincisi Approval Actions, onaylandığında çalışan işlemler. Bu işlemler her onaydan sonra çalışır. Onaylayıcı Approve butonuna bastığında tanımlanmış işlemler tetiklenir. İkincisi Approval Actions ile e-posta bildirimi gönderilebilir örneğin 1. adım onaylandı, sıra muhasebe departmanında, kayıt üzerinde bir alan güncellemesi yapılabilir örneğin onay seviyesi = 1. adım, görev atama yapılabilir, özel logic çalıştırmak için Apex çağrısı yapılabilir. Örnek olarak Satış müdürü teklifi onayladığında finans birimine otomatik görev atanır: "Bu teklifin finansal uygunluğunu kontrol edin."
- Üçüncüsü Rejection Actions, reddedildiğinde çalışan işlemler. Bu işlemler onaylayıcı süreci reddettiğinde (Reject) çalışır. Kayıt akıştan çıkartılır. Reddedilme olduğunda çalışan işlemler sayesinde kayıt sahibi veya ilgili birim hızlıca bilgilendirilir. Rejection Actions'da Kayıt üzerindeki alanlar güncellenebilir örneğin durum = reddedildi, e-posta ile reddedilme sebebi hakkında bilgiyi bildirimle gönderme yapılabilir, kaydı oluşturan kişiye bir açıklama ile görev atanabilir, kayıt üzerindeki kilit kaldırılabilir. Örnek olarak Finans uzmanı teklifi onaylamayı reddettiğinde, teklif sahibi kişiye bir e-posta gönderilir: "Teklifiniz finansal uygunluk nedeniyle reddedilmiştir. Lütfen açıklamayı inceleyin ve tekrar gönderin."
- Diğerleri ise Final Approval ve Final Rejection Actions, Sürecin Tamamında Çalışan İşlemlerdir. Final Approval tüm onay adımları başarıyla tamamlandığında çalışır. Final Rejection herhangi bir adımda süreç reddedildiğinde çalışır. Bu işlemler kayıt üzerinde son değişiklikleri yapar veya süreci bitirir. Final Approval ve Final Rejection Actions ile Stage, Status, ApprovalResult gibi alanlar güncellenebilir, kayıt başka bir nesneye kopyalanabilir veya farklı bir süreç tetiklemesi yapılabilir, kayıt üzerindeki kilit kaldırılabilir, sonuçla alakalı genel bir bilgilendirme e-postası gönderilebilir. Bir Final Approval Örneği verecek olursak Tüm onaylar tamamlandığında teklifin durumu "Onaylandı" olarak güncellenir ve müşteri temsilcisine "Teklifinizi müşteriye iletebilirsiniz" mesajı gönderilir. Final Rejection örneği ise Sürecin herhangi bir adımında red alındığında teklifin durumu "Geçersiz" olarak işaretlenir ve kayıt tekrar düzenlenebilir hale getirilir.
Salesforce Approval Process işlem yani aksiyon türleri, iş süreçlerinizi onaylatmanızı sağlarken aynı zamanda ilgili kişileri bilgilendirme, otomatik işlemleri tetikleme ve kayıtları güvenli şekilde yönetme imkanı sağlar.
Approval Process Kullanmanın Avantajları
- Şeffaflık: Tüm süreç kayıt altındadır. Kimin ne zaman ne kararı verdiği açıktır. Böylece kontrol çok kolaydır.
- Zaman: Süreçler otomatik olarak ilerlediği için manuel takip gerekmiyor ve böylece zamandan tasarruf ederiz.
- Hata Azlığı: Bazı tek kişinin onayına bağlı olmaması gereken kayıtlar sistemli bir şekilde kontrolle onaylanır, böylece hata yok denebilir.
- Görev Dağılımı: Birilerine görevleri atamak ve kontrolünü yapmak çok daha kolaydır ve doğru kişiler doğru sorumluluğu alır.
- Kolay Takip: Her kullanıcı adımını kolaylıkla takip eder.
- Bildirim ve Uyarı: E-postalar ve bildirimlerle herkes süreçten haberdar olur.
Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Bu süreçte yer alacak kişilerin profillerinde izinlerin tanımlanmış olması gerekir.
- Bir kayıt onay sürecine girdiyse varsayılan olarak kilitlidir, süreç dışı düzenleme yapılamaz.
- Süreç başlamadan önce test ortamında yani sandboxda test edilmelidir.
Sonuç
Salesforce Approval Process karmaşık onay süreçlerini düzenli, güvenilir ve otomatik bir yapıya kavuşturmak için tasarlanmış güçlü bir araçtır. İşletmelerin belirli iş adımlarında insanların yapacağı hataları azaltmasına, verimliliği arttırmasına ve denetimi dijitale dökmesine yardımcı olur. Onaylanmadan geçmemesi gereken bazı kritik süreçleri kolayca kontrol altına alır. Şirket içinde sorumlulukların belli, kayıtların izlenebilir ve iletişimin net olduğu bir yapı oluşturmak isteyen herkes için oldukça kullanışlı bir Salesforce aracıdır.